Certification NF Habitat - Être un syndic "acteur engagé" qu'est-ce que cela signifie ?

Depuis le temps que nous écrivons sur le sujet, et pour ceux qui ont eu l’occasion de travailler avec nous, vous le savez : nous sommes très engagés et investis dans notre métier.
Nous avons à cœur de l’exercer avec honnêteté et excellence, et c’est sans doute ce qui nous distingue le mieux en tant que syndic de copropriété. Nous avons déjà été distingués par la rédaction du magazine Le Point comme meilleur syndic de France, palmarès basé sur les avis des clients.

Il était donc à la fois naturel et important pour nous de formaliser cette reconnaissance par une certification complète et sérieuse, et c’est ce que nous avons fait avec l’organisme indépendant CERQUAL Qualitel Certification pour l’obtention de la norme NF Habitat*.

Que garantit la norme NF Habitat pour un syndic?

Avec la certification NF Habitat, nous nous engageons à offrir des services d’une qualité reconnue, basée sur des aspects concrets et objectifs. En synthèse, voici les éléments qui sont audités par l’organisme et pour lesquels nous avons été en mesure de démontrer la maîtrise :

Une organisation adaptée aux objectifs techniques, économiques et environnementaux des copropriétés que nous gérons :

• Formation régulière sur les évolutions réglementaires
• Maîtrise documentaire
• Amélioration continue
• Enquête de satisfaction

Un savoir-faire métier permettant d’assurer une qualité de service et d’information aux copropriétaires : 

• Rapidité dans le traitement des demandes
• Communication et information sur les interventions et travaux
• Information sur les obligations réglementaires
• Extranet de copropriété actualisé
• Bilan annuel

L’exigence de cette certification se veut tournée vers l’avenir et se traduit par l’engagement et le contrôle de notre société, de la qualité de votre copropriété et du service délivré.
La politique de l’Immobilière Pujol est axée sur la qualité des prestations et la satisfaction client. L’enjeu de la certification NF Habitat est double :

• Faire valider par un tiers la qualité des prestations
• S’appuyer sur le référentiel pour structurer davantage le système de management et les procédures internes, afin de les adapter au nombre croissant de collaborateurs.

Des conclusions qui mettent en avant nos efforts et notre travail en tant que Syndic à Marseille

La lecture du compte rendu de l’audit a été pour toute l’équipe Syndic au sein de l’agence une véritable récompense des efforts engagés.
L’organisme a immédiatement noté que l’audit avait été soigneusement préparé et que l’équipe avait soigneusement identifié toutes les procédures et documents face aux exigences du référentiel.

En parallèle, les conclusions font état de points sur lesquels nous avons beaucoup travaillé pour la satisfaction de nos clients :

• Tout d’abord la transparence et la réactivité 
  Ces deux qualités nous semblent être à la base des attentes de nos clients. La parfaite connaissance des copropriétés que nous gérons est également essentielle, car toutes ont leurs spécificités dont il faut savoir tenir compte au quotidien.
• Notre système de management a également été reconnu pour son agilité et son efficacité, avec des procédures rigoureuses de planification et de contrôle, et un fort engagement personnel de l’équipe de Direction. Il faut dire que les procédures ont été élaborées au fur et à mesure des années pour capitaliser sur les bonnes pratiques, en s’inspirant de l’ISO 9001.
• Notre système d’information a également été positivement remarqué. Nos logiciels et nos projets d’élaboration d’un outil sur mesure ont pour objectif d’accroitre la fiabilité des opérations.
• L’audit d’admission a validé la pertinence et la rigueur de l’organisation en place, laquelle correspond parfaitement aux exigences de qualité du référentiel NF Habitat. 

Quelques exemples de points forts de notre syndic de copropriété 

Nous vous livrons ici quelques uns des points forts qui ont été relevés dans le compte rendu de notre audit et auxquels nous sommes particulièrement attachés.

Développement durable

La Direction est engagée en faveur du développement durable et montre l’exemple avec ses propres locaux. Pour l’environnement, des équipements permettent d’économiser l’énergie (abondance de l’éclairage naturel dans tous les locaux, détection de présence pour l’éclairage) et l’eau (robinetterie hydroéconome). Pour le recyclage du papier, l’organisme travaille avec un collecteur spécialisé et obtient le bilan du nombre d’arbres préservés.

Bien être des collaborateurs

Pour les aspects sanitaires et confort, tous les équipements communs sont équipés de cellules infra rouge évitant le toucher (robinetterie, distributeur de savon, sèche-main, …). Les bureaux sont séparés, avec un espace important affecté à chacun des collaborateurs.

La procédure d’accueil des nouveaux arrivants est très efficace. Chaque nouveau collaborateur est accompagné par un tuteur. L’organisme a élaboré plusieurs tutoriels d’accueil, en complément des documents écrits, mis à disposition des nouveaux arrivants. Chacun se connecte avec son compte et la Direction vérifie si les tutoriels ont été visionnés en totalité.

Relations avec les copropriétaires et qualité de service

La procédure de suivi des opérations est simple et particulièrement efficace. Suite aux assemblées générales, les gestionnaires adressent par mail à la Responsable de l’équipe Syndic le plan d’action issu de la réunion. Le suivi en est fait tous les mois (relance mail automatique), et le mail est archivé lorsque tout est réalisé.

Afin d’améliorer la réactivité et de faire intervenir des entreprises fiables, l’organisme a établi une liste d’entreprises sélectionnées par les gestionnaires de copropriété pour leur professionnalisme, en supplément de la liste des entreprises connues établie dans le logiciel métier.

Lors des travaux de réfection de façade pour un des bâtiments que nous gérons, le syndic a assisté à toutes les réunions de chantier hebdomadaires. Il a communiqué étroitement avec tous les copropriétaires, à travers un affichage actualisé toutes les semaines dans le hall pour suivre l’avancement des travaux.

Faire réaliser un audit est toujours un engagement de temps et de disponibilité important, et parfois difficile à mener de front avec l’activité principale de notre agence. Mais malgré un contexte sanitaire qui ne facilite rien et une croissance qu’il faut savoir gérer, pas une seconde nous ne regrettons cet investissement.
Il est le fruit d’un effort collectif et la reconnaissance d’années d’exercice de notre métier en totale conscience.

*Liste des sites et périmètre de l’engagement disponibles sur nf-habitat.fr